CAM IT Solutions en Gemiva-SVG Groep: Hoe klant en leverancier gezamenlijk kunnen groeien

13 september 2019

De ontwikkelingen in de ICT staan nooit stil. Zoals alle organisaties kan de Gemiva-SVG Groep de ervaring en services van ICT-partners dan ook goed gebruiken. CAM IT Solutions is een van die partners. Over hun samenwerking spreken we met Patrick Boog, Hoofd ICT bij Gemiva. “CAM ontzorgt ons echt.”

Gemiva-SVG Groep is een zorginstelling met het hart op de goede plek. Er wordt alles aan gedaan om cliënten een zo volwaardig mogelijke functie te geven. Een mooie illustratie hiervan is het initiatief Radio Gemiva. Onder begeleiding van professionals verzorgen de cliënten de wekelijkse uitzending helemaal zelf. Ondanks zijn drukke agenda leverde ook Patrick Boog hieraan een bijdrage. “Het is prachtig om te zien hoe de cliënten opleven. Dan weet je waar je het voor doet.” Zelf werkt hij al ruim 26 jaar voor Gemiva, waarvan de laatste tien jaar als Hoofd ICT. “Volgens mij werken we nu ongeveer negen jaar samen met CAM”, vertelt hij. “We zochten destijds een partij waarbij wij een goed gevoel hadden. Onze ICTomgeving voldeed niet meer – we werkten toen nog met Novell – en we moesten echt een stap maken. In die tijd gingen ook zorgmedewerkers steeds meer doen met ICT. Omdat de afhankelijkheid van ICT groeide, zochten we een partner die ons in deze transitie kon meenemen. Na het bezoeken van een de CAM-dagen kwamen we contact met elkaar. Na die ontmoeting hebben we voor hen gekozen en samen met CAM hebben we de groei van onze ICT vormgegeven.”

Sterke argumenten

Het applicatielandschap van de Gemiva-SVG Groep omvat ongeveer zeventig applicaties, met in het hart daarvan hun Elektronisch Cliënten Dossier (ECD). Ruim 3000 medewerkers en zo’n 1700 vrijwilligers zetten zich in voor de zorg van ongeveer 5000 cliënten. Er moet voor ruim 4000 mensen ICT beschikbaar moet zijn. Daarbij hanteert Gemiva het beleid dat wanneer een vraag voor een nieuwe applicatie wordt ingediend, eerst wordt gekeken of er niet al iets aanwezig is dat daarop lijkt. Daarnaast moeten aanvragers een plan indienen voordat overgegaan kan worden tot aanschaf. “Met andere woorden, iemand moet sterke argumenten hebben voordat wij een nieuwe applicatie toevoegen aan het bestaande landschap”, vertelt Patrick. “Hierdoor hou je onnodige verwildering van applicaties tegen en uiteraard speelt ook kostenoverweging mee. Het geld moet zoveel mogelijk naar de zorg en niet naar ICT.”

Haantje de voorste

Patrick weet nog uit de beginjaren van hun samenwerking dat de servicegerichtheid van CAM voor verbetering vatbaar was. “CAM was een bouwer, wat betekent dat het beheer na de oplevering nogal rommelig verliep. Op het verlenen van service hebben ze de laatste jaren echt flink ingezet. Zo hebben wij tegenwoordig van CAM onder meer een servicemanager, platformconsultant en een partnermanager. Deze mensen worden actief gecoacht in het verlenen van goede service.” In die eerste jaren heeft CAM als bouwer een nieuwe ICT-omgeving gebouwd voor Gemiva, frontend en backend. Op een van die eerste CAMCUBEs heeft Gemiva ongeveer zes jaar gewerkt. Daarna, een jaar of drie geleden, gingen klant en leverancier het tweede traject in met elkaar. Patrick: “We stonden toen voor vragen als ‘Gaan we de apparatuur vervangen, of gaan we naar de cloud?’ Om ons heen ging de ene na de andere organisatie over naar de cloud, maar wij vonden het voor Gemiva niet het juiste moment. Dat kwam deels vanwege de applicaties die wij in gebruik hebben, maar ook door het onbekende. Liever keken we het nog even aan, waarbij we goed bleven opletten hoe het de anderen verging die de overstap al hadden gemaakt. Wij hoeven niet haantje de voorste te zijn, maar helemaal achteraan willen we zeker ook niet lopen. Eigenlijk liep CAM in die tijd ook niet echt voorop. Zij leverden hun CAMCUBE voornamelijk on premise en dat stelden ze ook aan ons voor. Om er zeker van te zijn dat het ook in financieel opzicht de beste stap voor ons was, hebben wij het laten doorrekenen door een adviesbureau. Daar kwam duidelijk uit naar voren dat het toen voordeliger was om de omgeving in huis te houden. Dus volgden wij het advies van CAM.”

Elkaar in de ogen kijken

Destijds was het ECD een belangrijke overweging om niet naar de cloud te gaan. “Het is een legacyapplicatie,” legt Patrick uit, “waarvoor we een Citrix- omgeving nodig hebben. Dus hebben we ervoor gekozen om een nieuwe CAMCUBE neer te zetten. Dat is het moment om elkaar weer eens goed in de ogen te kijken. Hoe verloopt de samenwerking tot nu toe? Wat kan beter? Wij wilden duidelijk dat CAM meer dan voorheen het beheer van de omgeving voor hun rekening zou nemen. Daarin hebben wij hen echt gestimuleerd en daar hebben ze zeker naar geluisterd. Dat was voor ons een groot risico, omdat CAM toentertijd als beheerder voor alle lagen van de ICT nog weinig ervaring had. Wat dat betreft hebben wij allebei een flinke sprong voorwaarts gemaakt.”

In etappes

Een goed voorbeeld van de manier van samenwerken tussen CAM en Gemiva is de kwestie Windows 10. Een jaar of twee terug gaf Gemiva aan dat ze wilden overstappen naar Windows 10 en dan direct naar Office 2016. CAM adviseerde toen om dat nog niet te doen. “Ze vonden zelf dat ze daar nog te weinig ervaring mee hadden”, vertelt Patrick. “Liever deden ze de diverse transities in etappes. Hun motivatie was dat er nog zoveel ontwikkelingen op Windows 10 plaatsvonden en dat het verstandiger was die eerst te laten uitkristalliseren. Dat strookte volledig met ons beleid om in het voetspoor van de pioniers te blijven lopen, in plaats van helemaal vooraan. Dus hebben we eerst de nieuwe CAMCUBE gebouwd en zijn we het jaar daarop overgegaan naar Windows 10. Achteraf gezien geloof ik zeker dat we daar goed aan hebben gedaan. Een nadeel was wel dat gebruikers nu twee keer een omvangrijke overgang moesten verwerken, in plaats van één keer.”

Patrick Boog, Hoofd ICT bij Gemiva

"Tussen CAM en Gemiva is er openheid, eerlijkheid, realiteitszin en een bereidheid om van elkaar te leren."

Bereid te luisteren

Inmiddels verzorgt CAM al geruime tijd het beheer van een deel van de applicaties, de CAMCUBE, die intern de ‘Gemiva Cloud’ heet. Toch behoudt Gemiva duidelijk de regie. Patrick: “Wij willen wel alles weten. Waarom doe je dat? Waarom doe je dat op die manier? Heb je daar goed over nagedacht? Wij kennen onze omgeving en onze organisatie natuurlijk als geen ander, en we hebben daar heldere ideeën over. CAM kan als beste beoordelen wat een bepaalde stap of handeling binnen de Gemiva Cloud doet, terwijl wij alert zijn op het effect op onze organisatie. Wat is de kans van uitval? Wat doet het met de processen? In het verleden had CAM te weinig inzicht in onze interne processen, maar dat is absoluut verbeterd. Dat is nu juist het mooie van onze samenwerking. We trekken samen op en CAM is ook zonder meer bereid om te luisteren en dingen van ons aan te nemen. Wij zijn in dat opzicht echt partners van elkaar en we kunnen overal over praten. Ook al staat iets niet in de contracten, het is altijd bespreekbaar. Wat de toekomst betreft willen wij samen met CAM blijven kijken waar we naartoe moeten, wat voor ons het beste is.”

De toekomst

Dat er een vruchtbare samenwerking is, wil niet zeggen dat klant en leverancier alles samen moeten doen. Zo werkt Gemiva ook nog steeds met een bureau dat hen van onafhankelijk advies voorziet. “Daarover zijn we volledig open naar elkaar toe”, aldus Patrick. “Uiteindelijk draait het niet om die CAMCUBE, of om die cloud. De ontwikkelingen in de ICT staan nooit stil. Het enige dat werkelijk telt, is dat onze medewerkers altijd, overal, op welke apparaat dan ook toepassingen kunnen gebruiken. Vroeger of later bereikt ook de huidige Gemiva Cloud ‘end of life’. Met de shift naar de cloud, het webbased werken en selfservice zal het on premise PaaS-model onvermijdelijk veranderen. Wij willen nu en in de toekomst de steeds flexibeler wordende werkplek goed blijven faciliteren. Op dit moment zij we echt blij met de Gemiva Cloud, maar hebben we het straks nog wel nodig? We zijn al druk bezig met het inventariseren van welke applicaties we op een webbased manier aan de medewerkers kunnen ontsluiten. Is het nog wel zinvol om die hele Citrixomgeving in stand te houden voor het ECD, of kunnen we daar niet ook een webbased applicatie van maken? Waar staat onze data? Bij onszelf of misschien in Azure? Over deze en andere zaken moeten we beslissingen nemen. Aangezien CAM een enorme bak ervaring heeft op het gebied van het ontsluiten van applicaties, vragen wij hen: Help ons. Denk mee. Hoe kunnen wij hier gezamenlijk in groeien? CAM heeft veel goede contacten met applicatieleveranciers, dus ook daarin kunnen zij iets voor ons betekenen.”

Realiteitszin

Geen enkele samenwerking is vanaf het eerste uur perfect en ook in de loop der tijd blijft er behoefte aan verbetering en afstemming. Bovendien vormen de ontwikkelingen en technologische mogelijkheden onophoudelijk uitdagingen. Maar tussen CAM IT Solutions en Gemiva-SVG Groep is er openheid, eerlijkheid, realiteitszin en een bereidheid om van elkaar te leren. Volgens Patrick moet een ICTdienstverlener gevraagd en ongevraagd adviseren. “Inmiddels kent CAM ons goed. Ze zijn veel aanwezig op onze locaties in Gouda en Zoeterwoude en tijdens gezamenlijke sessies houden we elkaar op de hoogte van wat er speelt. Past iets minder goed bij hen – zoals het toenemende gebruik van video – dan zeggen ze dat. Zo starten wij binnenkort een proeftuintje met Office365, waarin zij dan natuurlijk mogen meekijken. Wij maken transities door, zoals ook CAM dat doet. En of daar weer iets moois uit komt of niet, ligt in de toekomst.”

Meer weten over hoe klant en leverancier gezamenlijk kunnen groeien? Neem even contact op!